Im Warenwirtschaftssystem, oftmals auch WaWi genannt, werden alle Informationen aus den Bereichen Beschaffung, Lagerhaltung und Vertrieb verwaltet. Dabei werden im Warenwirtschaftssystem Einkauf wie auch Verkauf der Waren und Mittel verwaltet, eine Lagerbestandsführung und Lagerplatzverwaltung durchgeführt und über ein Warenein und -ausgangssystem wird sowohl die Warenannahme, Kontrolle wie auch die Auftragsbearbeitung reguliert. 

Auch werden im Warenwirtschaftssystem waren- und kundenbezogene Daten erfasst und bereitgestellt. Mithilfe von Inventurlisten ermöglicht das Warenwirtschaftssystem eine schnelle Durchführung der jährlichen Inventur. 

Wichtig für ein Warenwirtschaftssystem ist eine dauerhafte, konstante Aktualisierung der Daten und eine permanente Verfügbarkeit selbiger. Auch muss das System Auswertungsmöglichkeiten liefern, um zum Beispiel den Bedarf unterschiedlicher Waren zu erkennen und den Einkauf bei seinen Tätigkeiten zu unterstützen. 

Der Unterschied von einem Warenwirtschaftssystem zu einem ERP liegt in der Regel im Funktionsumfang. Dreht sich beim Warenwirtschaftssystem alles um den Warenfluss, besitzt ein ERP zusätzliche Module wie eine Personalverwaltung, eine Leistungserfassung oder ein Korrespondenzmodul.

Behalten Sie alle Lagerbewegungen im Überblick. Im Warenmodul sehen Sie sofort, welche Artikel sich in welchem Lager befinden und wie die Anzahl der noch vorhandenen Lagerbestände sind. Auch sind Minusbestände - zum Beispiel bei Vorbestellungen - möglich und werden gesondert gekennzeichnet. 

Sortieren Sie Ihre Artikel nach eigen gewählten Kriterien und werten Sie Ihre Lagerbestände aus. Mehrlagerfähige Systeme bieten dabei die Möglichkeit, einzelne Artikel mehreren Lagern zuzuordnen - je nachdem, in welchem Lager sich der aktuelle Artikel befindet oder wieviel Stück des jeweiligen Artikels sich in welchem Lager befindet. Dadurch sind zum Beispiel alle einzelnen Filialen oder unterschiedlichen Lagerorte an einem Ort sichtbar und können so ausgewertet und verwaltet werden.

Der Einkauf nimmt in der Lagerverwaltung eine zentrale Rolle ein. Für Mitarbeiter der Abteilung ist es nicht nur wichtig, aktuelle Lagerbestände zu sehen, sondern auch zu erkennen, welche Artikel eine höhere Lagerumschlagshäufigkeit aufweisen und welche Artikel eher selten, aber wenn dann in größeren Mengen gekauft werden. 

Für den Einkauf ist es auch wichtig zu sehen, wieviel der sich im Lager befindlichen Artikel bereits reserviert sind oder welche Verkäufe in letzter Zeit getätigt wurden. Auf Basis dieser Zahlen kann die Einkaufsabteilung ihre Einkaufspläne erstellen. 

Ein korrekt geführtes Stammdatenblatt zu jedem Lieferanten sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Bestellprozess. 

Um auch mehrere Mitarbeiter ideal zu koordinieren und Dateien oder gesonderte Konditionen für alle freizugeben, bietet sich die Nutzung eines Wissenspools an. Hier können alle Mitarbeiter relevante Dateien hochladen und anderen Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Eine integrierte Suche erlaubt dabei, einzelne Dateien schnell wiederzufinden und gegebenenfalls nach bestimmten Merkmalen zu sortieren.

Einkäufer können in der Regel von dort aus arbeiten, wo Sie ein Endgerät mit Internetzugang vorfinden. Gehen Sie allerdings auf einen Besichtigungs- oder Besuchstermin zu einem Lieferanten oder Spediteur, sorgt ein mobiles ERP für einen professionellen Auftritt. Nehmen Sie Ihre wichtigen Daten einfach auf dem Tablet oder sogar auf dem Handy mit und halten Sie so das Backoffice automatisch auf dem aktuellsten Stand.